تبدأ دراسة المسألة بفهم ما حدث، والاطلاع على الأوراق، وتحديد ما تريد الوصول إليه. ويساعد إعدادك للمقابلة على الاستفادة من وقتها، وتحديد ما يحتاج إلى بحث أو استكمال قبل إبداء الرأي.
طلب استشارةأسئلة الموكلينحدد الغرض من طلب المساعدة القانونية. قد ترغب في استرداد مبلغ، أو مراجعة عقد قبل توقيعه، أو إنهاء علاقة عمل، أو مباشرة دعوى أو الدفاع فيها.
اشرح ما تحتاج إليه وما يشغلك، حتى لو لم تكن تعرف الإجراء المناسب. سنتولى معك تحديد المسائل القانونية التي يتوقف عليها اختيار الخطوة التالية.
جهز ملخصاً لما حدث، يبدأ بنشأة التعامل وينتهي بآخر تطور. اذكر التواريخ المؤثرة، وأسماء الأطراف وصفاتهم، وما اتخذ من إجراءات، وما قدم أو تسلم من مبالغ ومستندات.
إذا كنت غير متأكد من تاريخ أو واقعة، وضح ذلك. ويمكن أن نرجع أثناء المقابلة إلى الأوراق لاستكمال التسلسل ومراجعة التفاصيل.
اجمع ما لديك من عقود وملاحق وإيصالات ومراسلات وإنذارات وأوراق قضائية، بحسب طبيعة الموضوع. رتبها قدر الإمكان، واحتفظ بالنسخ الكاملة، بما فيها الصفحات والتوقيعات والمرفقات.
إذا كانت هناك رسائل إلكترونية أو محادثات تتصل بالموضوع، احتفظ بها كاملة في صورتها الأصلية، وجهز ما يساعد على الوصول إليها ومراجعتها. فقد يتوقف فهم رسالة على ما سبقها أو ما تلاها.
أبلغ المكتب عند حجز الموعد إذا كانت هناك جلسة، أو ورقة تم إعلانك بها، أو ميعاد محدد للتوقيع أو السداد أو اتخاذ إجراء.
جهز الورقة المرتبطة بالميعاد وتاريخ تسلمها أو إعلانها. فقد تكون مراجعتها هي أول ما يلزم قبل مناقشة بقية تفاصيل المسألة.
إذا سبق عرض الموضوع على محام، أو قدمت فيه شكوى، أو اتخذ إجراء أمام جهة إدارية أو قضائية، فوضح ما تم وقدم ما يتصل به من أوراق.
اذكر كذلك أي تفاوض أو اتفاق سابق، وما إذا كان قد نفذ منه شيء. تساعد هذه المعلومات على تحديد الموقف الحالي وتجنب بناء الرأي على صورة غير مكتملة.
اذكر ما قد يتمسك به الطرف الآخر، بما في ذلك الرسائل أو المستندات أو الاتفاقات التي ترى أنها قد تضعف موقفك.
تتيح معرفة هذه التفاصيل دراستها ومناقشة أثرها منذ البداية، وتساعد على تقدير المسألة والاستعداد لما قد يثار بشأنها.
إذا كنت تتواصل نيابة عن شركة أو شخص آخر، فوضح صفتك وحدود التفويض المتاح لك. وأبلغ المكتب بمن سيحضر المقابلة ومن سيتولى إعطاء التعليمات ومتابعة الملف.
قد نطلب ما يثبت الصفة أو التفويض بحسب طبيعة العمل. اتفق مع المكتب على المطلوب قبل إرسال مستندات هوية أو أوراق تتضمن بيانات حساسة.
تساعد معرفة أسماء الأطراف وصفاتهم منذ البداية على مراجعة إمكان قبول التكليف، وما قد يرتبط به من تعارض في المصالح.
ابدأ ببيانات التعريف اللازمة ووصف موجز للمسألة، ثم اتفق مع المكتب على نطاق الأوراق المطلوب الاطلاع عليها وطريقة مشاركتها.
يمكنك تدوين ما تريد مناقشته قبل المقابلة، مثل البدائل المتاحة، والمستندات الناقصة، والخطوة العاجلة، ونطاق العمل المقترح، وطريقة الاتفاق على الأتعاب والمصروفات.
ومن المفيد أن توضح أيضاً أي ظروف عملية تؤثر في قرارك، مثل ارتباط الموضوع باستمرار نشاطك، أو حاجتك إلى إنهاء التعامل في وقت محدد.
ابدأ ببيان موجز لطبيعة المسألة، واتفق مع المكتب على المستندات المطلوب إرسالها ووسيلة تسليمها. احرص على وضوح الملفات واكتمال صفحاتها، وسم كل ملف باسم يوضح محتواه.
احتفظ بأصول المستندات، وأبلغ المكتب بما يتوافر لديك منها وبما أرسلته في صورة فقط. وعند الحاجة إلى تسليم أصل مستند، يجري الاتفاق على طريقة تسليمه وإثبات استلامه.
احتفظ بالأوراق والمراسلات والملفات المرتبطة بالمسألة في صورتها الأصلية، بما فيها المظاريف والمرفقات وبيانات الإرسال والاستلام المتاحة. وعند إعداد ملخص أو وضع ملاحظات، استخدم نسخة منفصلة.
إذا عرض عليك مستند جديد للتوقيع أو طلب منك رد يتعلق بالموضوع قبل المقابلة، فوضح للمكتب طبيعة المطلوب وموعده حتى يمكن تقدير ما يحتاج إلى مراجعة عاجلة.
نستمع إلى عرضك، ونراجع ما أتيح من أوراق، ونحدد الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة والمستندات التي يلزم استكمالها. ثم نناقش ما يمكن تقديره من بدائل والخطوات التي تتطلب اهتماماً عاجلاً.
وقد تستلزم المسألة بحثاً أو مراجعة إضافية قبل اكتمال الرأي. في هذه الحالة نوضح لك ما يتوقف عليه استكمال الدراسة، وما نحتاج إليه منك للانتقال إلى الخطوة التالية.
تأكد من وضوح الخطوة التالية، والمستندات أو التعليمات المطلوبة منك، وأي ميعاد يحتاج إلى اهتمام. وإذا كان هناك عمل مقترح، ناقش نطاقه وطريقة الاتفاق عليه.
يساعد هذا التحديد على أن تعرف ما تم بحثه، وما بقي للدراسة، وما إذا كان اتخاذ أي إجراء يتوقف على اتفاق أو مستند أو تعليمات إضافية.
